Положение об Архиве Администрации Багаевского района

Приложение № 3 к распоряжению Администрации Багаевского района от 25.01.2023 № 22

 ПОЛОЖЕНИЕ

об Архиве Администрации Багаевского района

1.     Общие положения

1.1. Документы Администрации Багаевского района (далее - Администрация района), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянному хранению в архивном секторе Администрации Багаевского района.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации, хранятся в Администрации района.

1.2. Администрация района обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, установленными, Федеральным архивным агентством Российской Федерации, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Администрации района.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Администрации района несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Администрации района для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается Архив Администрации района (далее - Архив).

Администрация района обеспечивает Архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Функции Архива Администрации района возлагаются на лицо, ответственное за ведение Архива.

1.5. В своей работе Архив Администрации района руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Администрации района, правилами и другими нормативно-методическими документами комитета по управлению архивным делом Ростовской области, архивного сектора Администрации Багаевского района и настоящим положением.

1.6. Положение об Архиве Администрации района разработано на основании Примерного положения об архиве, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42 и утверждается распоряжением главы Администрации района по согласованию с архивным сектором Администрации Багаевского района.

1.7. Архив Администрации района работает по плану, утверждаемому главой Администрации района, и отчитывается перед ним о своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью Архива Администрации района осуществляет управляющий Администрации района.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива Администрации района осуществляет архивный сектор Администрации Багаевского района.

2. Состав документов Архива

В Архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Администрации района документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2. Документы постоянного срока хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации;

2.4. Личные дела работников учреждения, поступившие в Архив;

2.5. Служебные и ведомственные издания;

2.6. Научно-справочный аппарат к документам Архива.

3. Задачи и функции Архива

3.1. Основными задачами Архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Администрации района;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Администрации района, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством Российской Федерации;

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с архивным сектором Администрации Багаевского района графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области и передаче документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии Администрации района и экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архивного сектора Администрации Багаевского района;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников Администрации района о составе и содержании документов Архива;

3.2.7. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного пользования, для работы в помещении Архива;

3.2.8. Исполняет запросы организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

3.2.9. Ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;

3.2.10. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, участвует в работе экспертной комиссии Администрации района;

3.2.11. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Администрации района. Контролирует правильность оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в Архив Администрации района;

3.2.12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.13. Ежегодно представляет в архивный сектор Администрации Багаевского района сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.14. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в архивный сектор Администрации Багаевского района документы Архивного фонда Российской Федерации.

 4. Права Архива

Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Администрации района;

4.2. Запрашивать от структурных подразделений Администрации района сведения, необходимые для работы Архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на Архив задач и функций.

5. Ответственность Архива

Архив, совместно с управляющим делами Администрации района, несет ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций в соответствии с действующим законодательством.

Управляющий делами                                           Е.С. Болдырева